logo1 logo2

Sou aquí:: inici » 4. Aspectes generals de l'activitat administrativa

← Inici | Unitat 5 →

4. Aspectes generals de l'activitat administrativa

4.1. L'obligació de resoldre

4.1.1. Resoldre i notificar

La manifestació més representativa del principi d'eficàcia al qual han de moderar la seva actuació les administracions públiques de Catalunya, recollit a l'article 31.1 de la Llei 26/2010, de 3 d'agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya (LRJPACat), és l'obligació de resoldre. En virtut d'aquesta obligació, l'Administració està obligada a dictar resolució expressa i a notificar-la en tots els procediments, qualsevol que sigui la seva forma d'iniciació.

Formulada des de la vessant de la ciutadania, l'obligació de resoldre forma part del dret a una bona administració, que recull la LRJPACat, i que inclou el dret a obtenir una resolució expressa i que sigui notificada dins del temps establert legalment.

L'incompliment de l'obligació de resoldre comporta l'aplicació de les previsions sobre silenci administratiu i la possible exigència de responsabilitat. No obstant això, l'obligació de resoldre no és aplicable en els supòsits de terminació del procediment per pacte o conveni i en els procediments relatius a l’exercici de drets sotmesos únicament al deure de declaració responsable o de comunicació a l'Administració. En els supòsits de prescripció, renúncia del dret, caducitat del procediment o desistiment de la sol·licitud, i de desaparició sobrevinguda de l’objecte del procediment, la resolució ha de contenir la declaració d'alguna de les circumstàncies esmentades amb indicació dels fets produïts i les normes aplicables.

S'ha de parar esment en el fet que l'obligació de resoldre inclou també el deure de notificar la resolució.

Per tant, no n'hi ha prou de resoldre dins de termini. A més, s'ha de notificar la resolució dins del mateix termini, que és comú per a la realització de les dues actuacions administratives.

Aquest deure es manté fins i tot en el supòsit que el gran nombre d'expedients en tràmit permeti suposar que es produirà un incompliment del termini màxim per resoldre, perquè en aquesta circumstància l'òrgan competent per resoldre pot habilitar els mitjans personals i materials necessaris per resoldre en termini.

La responsabilitat del compliment de l’obligació legal de dictar resolució expressa en termini recau sobre el personal que tingui a càrrec seu el despatx dels afers, i en els titulars dels òrgans administratius competents per instruir i resoldre, en l’àmbit de les seves competències. L’incompliment d’aquesta obligació dona lloc a l’exigència de responsabilitat disciplinària, sens perjudici de la que correspongui d’acord amb la normativa aplicable.

4.1.2. El termini per resoldre i notificar

La informació sobre els terminis màxims per resoldre i notificar i sobre els efectes que produeix el silenci ha de figurar en el portal web de les administracions públiques degudament actualitzada. Així mateix, aquesta informació s'ha de posar a disposició de les persones interessades, quan l'expedient s'iniciï d'ofici, en la notificació o publicació de l’acord d’iniciació, i quan s'hagi iniciat a instància de part, en la comunicació que s’ha de dirigir a la persona interessada dins dels deu dies següents a la recepció de la sol·licitud iniciadora del procediment, o s'ha d'indicar en aquest cas, a més a més, la data en què la sol·licitud ha estat rebuda per l’òrgan competent.

El termini màxim en el qual s’ha de notificar la resolució expressa és el que fixi la norma reguladora del procediment corresponent. Aquest termini no pot excedir els sis mesos, llevat que una norma amb rang de llei n’estableixi un de superior o així ho disposi el dret de la Unió Europea.

En absència de disposicions expresses sobre el termini màxim per notificar la resolució en la norma reguladora del procediment corresponent, el termini aplicable és de tres mesos.

El termini màxim per notificar la resolució es compta:

a) En els procediments iniciats d’ofici, des de la data de l’acord d’iniciació.

b) En els procediments iniciats a sol·licitud de la persona interessada, des de la data en què la sol·licitud hagi tingut entrada al registre electrònic de l’Administració o organisme competent per tramitar-ho.

4.1.3. La suspensió del termini màxim per resoldre

Durant la tramitació del procediment administratiu es poden produir un seguit de fets sobrevinguts que impliquen la realització de tràmits addicionals d'una durada en molts casos incerta i sobre la qual l'Administració instructora no sol tenir el control.

Exemples:

-quan s'està en espera de rebre un informe preceptiu que no ha estat emès en termini

-quan la prova plantejada per les persones interessades té una dificultat especial i s’estén en el temps més del previst.

No sembla raonable que aquesta durada extra del procediment penalitzi l'Administració que és la responsable de resoldre en termini. O que, quan es duen a terme negociacions amb vista a finalitzar el procediment mitjançant un acord convencional, el temps corri en contra de l'Administració davant l'eventualitat d'un incompliment del termini màxim per resoldre.

Per evitar aquest desequilibri, la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques (LPACAP) estableix la suspensió del termini màxim per resoldre i notificar la resolució com una paralització temporal del transcurs del termini mentre es dona la circumstància que la provoca o, en el seu cas, durant el termini màxim que estableix la Llei, en uns casos amb caràcter facultatiu i en d'altres amb caràcter forçós.

La suspensió facultativa del termini màxim per resoldre un procediment i notificar la resolució pot ser acordada per l'Administració instructora en els casos següents:

  • a) Quan es requereixi la persona interessada per a l’esmena de deficiències o l’aportació de documents i altres elements de judici necessaris, pel temps que transcorri entre la notificació del requeriment i el seu compliment efectiu per part del destinatari, o, si no n’hi ha, pel del termini concedit.
  • b) Quan s’hagi d’obtenir un pronunciament previ i preceptiu d’un òrgan de la Unió Europea, pel temps que transcorri entre la petició, que s’ha de comunicar a les persones interessades, i la notificació del pronunciament a l’Administració instructora, que també se’ls ha de comunicar.
  • c) Quan hi hagi un procediment no finalitzat en l’àmbit de la Unió Europea que condicioni directament el contingut de la resolució de què es tracti, des que es tingui constància de la seva existència, fet que s’ha de comunicar a les persones interessades, fins que es resolgui, fet que també s’ha de notificar.
  • d) Quan se sol·licitin informes preceptius a un òrgan de la mateixa Administració o d’una de diferent, pel temps que transcorri entre la petició, que s’ha de comunicar a les persones interessades, i la recepció de l’informe, que també se’ls ha de comunicar, sense que el termini de suspensió pugui excedir els tres mesos.
  • e) Quan s’hagin d’efectuar proves tècniques o anàlisis contradictòries o diriments proposades a les persones interessades, durant el temps necessari per incorporar els resultats a l’expedient.
  • f) Quan s’iniciïn negociacions amb vista a la conclusió d’un pacte o conveni finalitzadors del procediment, des de la declaració formal sobre això i fins a la conclusió sense efecte, si s’escau, de les negociacions referides.
  • g) Quan per resoldre el procediment sigui indispensable obtenir un pronunciament previ per part d’un òrgan jurisdiccional, des del moment en què se sol·licita, fet que s’ha de comunicar a les persones interessades, fins que l’Administració en tingui constància, fet que també se’ls ha de comunicar.

La suspensió forçosa del transcurs del termini màxim legal per resoldre un procediment i notificar la resolució es produeix en els casos següents:

  • a) Quan una administració pública formuli requeriment previ a la via contenciosa administrativa contra un acte d'una altra administració que constitueixi la base per la qual la primera hagi de dictar en l’àmbit de les seves competències, des que es fa el requeriment fins que s’atengui o, si s’escau, es resolgui el recurs interposat davant la jurisdicció contenciosa administrativa.
  • b) Quan l’òrgan competent per resoldre decideixi portar a terme alguna actuació complementària, des del moment en què es notifiqui a les persones interessades l’acord motivat de l’inici de les actuacions fins que se’n produeixi la terminació.
  • c) Quan a les persones interessades promoguin la recusació en qualsevol moment de la tramitació d’un procediment, des que aquesta es plantegi fins que sigui resolta pel superior jeràrquic del recusat.

4.1.4. L'ampliació del termini màxim per resoldre i notificar

Una vegada s’hagin esgotat els mitjans personals i materials que es tinguin a l'abast, per evitar l’incompliment del termini màxim per resoldre i notificar com a conseqüència del gran nombre de procediments en tràmit i de manera excepcional, l’òrgan competent per resoldre pot acordar de manera motivada ampliar el termini màxim de resolució i notificació amb un termini addicional no superior al que està establert per a la tramitació del procediment. Contra aquest acord no es pot interposar cap recurs.


↑ Índex de la unitat

4.2. El silenci administratiu

4.2.1. La garantia davant de l'incompliment del deure de resoldre

Un cop establerta l'obligació de resoldre, la Llei regula les conseqüències per al cas d'incompliment d'aquesta obligació. El legislador és realista: sap que no es resolen totes les sol·licituds que es presenten i estableix un mecanisme per evitar l'existència de procediments pendents de resolució de manera indefinida. Aquest mecanisme és el silenci administratiu (articles 23 i 24 de la LPACAP i articles 54 i 55 de la LRJPACat), en virtut del qual el transcurs del termini màxim de durada del procediment sense que es notifiqui la resolució equival a la producció d'una resposta positiva o bé negativa respecte a les qüestions plantejades en el procediment administratiu.

Aquesta posició realista de la Llei és una garantia per al ciutadà.

El silenci administratiu contribueix a garantir els drets de la ciutadania i a evitar que la inactivitat de l'Administració esdevingui una manera de desconèixer els drets de les persones interessades.

Si no existís cap previsió en relació amb la falta de resolució de sol·licituds, la simple inactivitat de l'Administració facilitaria la lesió d'aquests drets i seria un obstacle per obtenir la tutela judicial.

A través de la institució del silenci administratiu, la Llei atribueix un sentit a la falta de resolució expressa i de notificació dins del termini màxim de durada del procediment. Aquest sentit, com a regla general, és positiu, favorable o estimatori de la sol·licitud formulada, encara que també pot ser negatiu o desestimatori, quan específicament estigui establert així en els termes que veurem a continuació.

S'ha de destacar, a més a més, que en els casos en què es produeixi silenci positiu, l'acte resultant és un vertader acte administratiu, amb una naturalesa similar a la d'un acte dictat de forma expressa per l'Administració, vinculant per a tots, tant per a les persones interessades com per a l'Administració. En canvi, quan es produeix silenci negatiu, es produeix una ficció jurídica en virtut de la qual les persones interessades poden entendre desestimada la seva pretensió a l'efecte de presentar els recursos que siguin procedents. Aquesta ficció jurídica s'equipara a una resolució denegatòria, però no dispensa l’Administració del deure de resoldre expressament, en el sentit que resulti de la instrucció del procediment administratiu.

4.2.2. Procediments iniciats a sol·licitud de la persona interessada

La regla general és que les persones interessades poden entendre estimades les seves sol·licituds un cop hagi transcorregut el termini màxim sense que s'hagi notificat resolució expressa. S'ha de tenir en compte que l'intent de notificació degudament acreditat dins de termini serveix per donar per complimentat el deure de resoldre i notificar la resolució i impedeix que es produeixi el silenci administratiu.

No s'aplica aquesta regla general, és a dir, el silenci té un sentit negatiu o desestimatori, quan una norma amb rang de llei o una norma de dret de la Unió Europea o de dret internacional aplicable a Espanya així ho estableixin. Quan el procediment tingui per objecte l’accés a activitats o el seu exercici, la llei que disposi el caràcter desestimatori del silenci s’ha de fonamentar en la concurrència de raons imperioses d’interès general.

A més a més, el silenci té efecte desestimatori també en els supòsits següents:

  • Els procediments d'exercici del dret de petició.
  • Els procediments en els quals l'estimació de la sol·licitud impliqui transferir a la persona sol·licitant o a terceres persones facultats relatives al domini públic o al servei públic.
  • Els procediments que impliquin l’exercici d’activitats que puguin danyar el medi ambient.
  • Els procediments de responsabilitat patrimonial de les administracions públiques.
  • Els procediments d'impugnació d'actes i disposicions i de revisió d’ofici iniciats a sol·licitud de les persones interessades. No obstant això, quan el recurs d’alçada s’hagi interposat contra la desestimació per silenci administratiu d’una sol·licitud pel transcurs del termini, aquest s’entén estimat si, un cop arribat el termini de resolució, l’òrgan administratiu competent no dicta ni notifica cap resolució expressa, sempre que no es refereixi a les matèries enumerades en els guions anteriors. Cal remarcar que aquesta peculiaritat no opera amb el recurs de reposició, de manera que la seva no-resolució expressa quan s'hagi presentat contra un acte presumpte permetrà a la persona interessada entendre que s'ha desestimat la seva pretensió.

A més dels supòsits anteriors, la LRJPACat (art.54) estableix l'efecte desestimatori del silenci en els procediments l’estimació de la sol·licitud dels quals pot comportar la concessió d’ajuts i subvencions públiques i, en general, en els procediments que tenen per objecte o es refereixen a la reclamació de quantitats que impliquen el pagament a càrrec de les administracions públiques.

En procediments iniciats a instància de part:

  • el silenci positiu produeix un autèntic acte administratiu resolutori
  • el silenci negatiu només obre la possibilitat que les persones interessades formulin els recursos oportuns davant la manca de resposta de l'Administració.

Exemples en què el silenci té efecte desestimatori:

Les sol·licituds de llicències d'autotaxi o d'instal·lació de vetlladors al carrer, o de concessió per aprofitar aigües d'un riu i, en general, les sol·licituds d'autorització per utilitzar un espai de domini públic (places, parcs, vies públiques, etc.).

Quan la persona interessada presenta recurs d'alçada procedent contra la prèvia desestimació de la seva sol·licitud per silenci administratiu, si el recurs d'alçada no és resolt o no és notificada la seva resolució en termini, es produeix l'estimació de la pretensió de la persona interessada per silenci administratiu amb caràcter general. Si la sol·licitud original implica l'exercici d'una activitat que pot danyar el medi ambient, el sentit del silenci serà desestimatori.

La producció del silenci administratiu pot incidir en el deure de resoldre:

En els casos d’estimació per silenci administratiu, la resolució expressa posterior a la producció de l’acte només es pot dictar en cas de ser confirmatòria d’aquell, cosa que significa que és una resolució inalterable per l’Administració, excepte que, si escau, la mateixa Administració la revisi d'ofici.


En els casos de desestimació per silenci administratiu, la resolució expressa posterior al venciment del termini l’ha d’adoptar l’Administració sense cap vinculació al sentit del silenci.

Els actes produïts per silenci són eficaços davant de tothom, tant l'Administració com els particulars. Es poden acreditar per qualsevol mitjà admès en dret, en particular mitjançant el certificat que l'Administració instructora té el deure d'emetre d'ofici en el termini de quinze dies des de la finalització del termini màxim per resoldre el procediment, i que la persona interessada pot sol·licitar en qualsevol moment.

4.2.3. Procediments iniciats d'ofici

En aquest cas la falta de resolució i notificació dins de termini produeix els efectes següents (art. 25 de la LPACAP i 55 de la LRJPACat):

Si es tracta d'un procediment del qual es pot derivar el reconeixement o el naixement de drets o d'altres situacions jurídiques individualitzades, el silenci té un sentit desestimatori i, per tant, les persones interessades poden entendre que la resolució presumpta és desestimatòria.

Exemple:

L'Administració inicia la tramitació per ajudar econòmicament un grup de persones desfavorides i transcorre el termini sense notificació de la resolució. Un cop exhaurit el termini, el silenci és negatiu i aquestes persones poden entendre que no rebran la subvenció.

Si es tracta d'un procediment sancionador o de qualsevol altre tipus que sigui susceptible de produir efectes desfavorables, es produeix la caducitat de l'expedient, la qual també posa fi al procediment, ja que l'Administració és obligada a declarar-la mitjançant resolució que ordeni l'arxivament de les actuacions. Aquesta caducitat ha de ser imputable a l'Administració, és a dir, la falta de resolució i notificació no pot estar provocada per una paralització de la tramitació causada per la persona interessada, ja que, en aquest cas, restarà interromput el termini per resoldre i notificar.

Exemple Si un expedient sancionador en matèria de trànsit no és resolt i notificat dins del termini màxim establert normativament, es produeix la caducitat del procediment.


↑ Índex de la unitat

4.3. El temps en l'actuació administrativa

4.3.1. Termes i terminis

El termini és el període de temps durant el qual s'ha de produir (o no) un fet amb conseqüències jurídiques. El terme és una data concreta en la qual s'ha de produir (o no) un fet amb conseqüències jurídiques. La LPACAP estableix que els termes i els terminis establerts en una llei obliguen les autoritats i el personal al servei de les administracions públiques competents per tramitar els afers, i també les persones interessades.

Els terminis en els procediments administratius poden ser fixats en hores, dies, mesos o anys.

4.3.2. Còmput

Còmput de terminis en hores

És una novetat introduïda per la LPACAP. Els terminis en hores es compten d’hora en hora i de minut en minut des de l’hora i el minut en què tingui lloc la notificació o publicació de l’acte de què es tracti, i no poden tenir una durada superior a 24 hores; en aquest cas, s’han d’expressar en dies. Llevat que per llei o en el dret de la Unió Europea es disposi un altre còmput, quan els terminis s’assenyalin per hores, s’entén que aquestes són hàbils. Són hàbils totes les hores del dia que formin part d’un dia hàbil.

Còmput dels terminis fixats en dies

Els terminis expressats en dies es compten a partir de l’endemà del dia en què tingui lloc la notificació o publicació de l’acte de què es tracti, o des del següent a aquell en què es produeixi l’estimació o la desestimació per silenci administratiu.

Regla general: Quan els terminis són fixats en dies només són computables els dies hàbils i queden exclosos del còmput els dissabtes (això és una novetat de la LPACAP), els diumenges i els dies declarats festius.

Excepció: Quan d'acord amb la llei o el dret de la Unió Europea els terminis s'assenyalin per dies naturals, s'ha de fer constar aquesta circumstància en les notificacions corresponents.

Còmput dels terminis fixats en mesos o anys

Si el termini es fixa en mesos o anys, aquests es computen a partir de l’endemà d’aquell en què tingui lloc la notificació o publicació de l’acte de què es tracti, o des del següent a aquell en què es produeixi l’estimació o la desestimació per silenci administratiu.

El termini conclou el mateix dia en què es va produir la notificació, la publicació o el silenci administratiu, el mes o l’any de venciment. Si en el mes de venciment no hi ha un dia equivalent a aquell en què comença el còmput, s’entén que el termini expira l’últim dia del mes.

4.3.3. Normes generals aplicables als terminis fixats en dies, mesos o anys

  • Quan l’últim dia del termini sigui inhàbil, s’entén prorrogat al primer dia hàbil següent.
  • Quan un dia sigui hàbil en el municipi o la comunitat autònoma en què resideix la persona interessada, i inhàbil a la seu de l’òrgan administratiu, o al revés, es considera inhàbil en tot cas. Aquesta previsió, com veurem en el punt 4.3.5, no és aplicable en el còmput de terminis en els registres electrònics.
  • La declaració d'un dia com a hàbil o inhàbil a l'efecte del còmput de terminis no determina per si mateixa el funcionament de centres de treball de les administracions públiques, l'organització del temps de treball, ni l'accés dels ciutadans als registres.

4.3.4. Determinació dels dies hàbils i inhàbils

L'Administració general de l'Estat i les administracions de les comunitats autònomes, amb subjecció al calendari laboral oficial, han de fixar en el seu àmbit respectiu el calendari de dies inhàbils a l'efecte del còmput de terminis.

El calendari aprovat per les comunitats autònomes comprèn els dies inhàbils de les entitats que integren l'Administració local que correspon al seu àmbit territorial, a les quals és aplicable.

4.3.5. Còmput de terminis en els registres electrònics

El registre electrònic de cada administració o organisme es regeix a l'efecte de còmput dels terminis per la data i hora oficial de la seu electrònica d’accés.

El funcionament del registre electrònic es regeix per les regles següents:

  1. Ha de permetre presentar documents cada dia de l’any durant les vint-i-quatre hores del dia.
  2. A l'efecte del còmput de termini fixat en dies hàbils, i pel que fa al compliment de terminis per part de les persones interessades, la presentació en un dia inhàbil s’entén efectuada la primera hora del primer dia hàbil següent llevat que una norma permeti expressament la recepció en dia inhàbil. Els documents es consideren presentats per l’ordre d’hora efectiva en què es van presentar el dia inhàbil. Els documents presentats el dia inhàbil es reputen anteriors, segons el mateix ordre, als presentats el primer dia hàbil posterior.
  3. L’inici del còmput dels terminis que hagin de complir les administracions públiques està determinat per la data i hora de presentació al registre electrònic de cada administració o organisme. En tot cas, la data i hora efectiva d’inici del còmput de terminis s’ha de comunicar a qui va presentar el document.

La seu electrònica del registre de cada administració pública o organisme ha de determinar, atenent a l’àmbit territorial en què exerceix les seves competències el titular d’aquella i el calendari de dies inhàbils establert amb caràcter general, els dies que es considerin inhàbils per al còmput de terminis en els registres electrònics. Aquest és l’únic calendari de dies inhàbils que s’aplica a l'efecte del còmput de terminis en els registres electrònics, sense que els sigui aplicable la disposició que té en compte en la determinació dels dies inhàbils els que ho són al municipi o la comunitat autònoma en què resideix la persona interessada.

4.3.6. Ampliació de terminis

Ens referim a l'ampliació dels terminis parcials corresponents a tràmits del procediment, no a l'ampliació del termini per resoldre i notificar.

Exemple:

Ampliació del termini atorgat inicialment per l'Administració instructora a la persona interessada perquè atengui un requeriment d'esmena i millora de la seva sol·licitud.

  • Regla general: L'Administració pot concedir l'ampliació dels terminis establerts, d'ofici o a petició de les persones interessades, sempre que no hi hagi un precepte en contra, que les circumstàncies ho aconsellin i que no es perjudiquin drets de tercers.
  • Excepció: L'ampliació de terminis s'aplica en tot cas als procediments tramitats per les missions diplomàtiques i les oficines consulars, i també als procediments que, tot i ser tramitats a l'interior, exigeixen fer algun tràmit a l'estranger o als que comporten la intervenció de persones interessades residents fora d'Espanya.

Termini màxim d'ampliació: L'ampliació no pot excedir la meitat dels terminis establerts.

Tant la petició de les persones interessades com la decisió sobre l'ampliació, s'han de produir abans del venciment del termini en qüestió. En cap cas pot ser objecte d'ampliació un termini ja acabat.

Impossibilitat d'impugnació dels acords sobre ampliació dels terminis: Els acords sobre l'ampliació de terminis o sobre la denegació no són susceptibles de recurs.

Incidències tècniques que afectin les aplicacions: Quan hagin impossibilitat el funcionament ordinari del sistema o l’aplicació que correspongui, i fins que no se solucioni el problema, l’Administració pot determinar una ampliació dels terminis no vençuts, i ha de publicar a la seu electrònica tant la incidència tècnica esdevinguda com l’ampliació concreta del termini no vençut.

4.3.7. Tramitació d'urgència

La tramitació d'urgència al procediment es pot acordar quan ho aconsellin raons d'interès públic, d'ofici o a petició de la persona interessada.

Reducció dels terminis: Per a la tramitació d'urgència, els terminis establerts per al procediment ordinari es redueixen a la meitat, tret dels relatius a la presentació de sol·licituds i recursos.

No es pot interposar cap recurs contra els acords que declarin l'aplicació de la tramitació d'urgència al procediment.

4.3.8. Efectes de la infracció de terminis

Regla general: L'acte administratiu dictat fora de termini és vàlid i produeix efectes, sens perjudici de la possible responsabilitat disciplinària que es pugui derivar del retard comès pel funcionari responsable.

Excepció: La realització d'actuacions administratives fora del termini establert només implica l'anul·labilitat de l'acte quan així ho imposa la naturalesa del terme o termini.


↑ Índex de la unitat

4.4. Els documents administratius

4.4.1. Concepte i requisits

La Llei 9/1993, de 30 de setembre, del Patrimoni Cultural Català defineix document com tota expressió en llenguatge oral, escrit, d'imatges o de sons, natural o codificat, recollida en qualsevol mena de suport material, i qualsevol altra expressió gràfica que constitueixi un testimoni de les funcions i les activitats socials de l'home i dels grups humans, amb exclusió de les obres d'investigació o de creació.

Cal distingir entre documents públics, que són els autoritzats per un notari o empleat públic competent, amb les solemnitats requerides per la llei (art. 1216 del Codi civil), i documents privats.

La Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i gestió de documents determina que són documents públics els que produeixen o reben en l’exercici de llurs funcions les persones físiques i jurídiques que s'enumeren en el seu article 6, que són, en general, les administracions públiques i els fedataris públics.

La LPACAP considera documents públics administratius els emesos vàlidament pels òrgans de les administracions públiques.

Els documents públics administratius han de ser emesos per escrit, a través de mitjans electrònics, llevat que la seva naturalesa exigeixi una altra forma més adequada d’expressió i constància. Per ser considerats vàlids, els documents electrònics administratius han de:

  • a) Contenir informació de qualsevol naturalesa arxivada en un suport electrònic segons un format determinat susceptible d’identificació i tractament diferenciat.
  • b) Disposar de les dades d’identificació que en permetin la individualització, sens perjudici de la possible incorporació a un expedient electrònic.
  • c) Incorporar una referència temporal del moment en què s’han emès.
  • d) Incorporar les metadades mínimes exigides.

Les metadades són dades sobre les dades, és a dir, informació sobre els elements essencials que configuren un document i que ens ajuden a identificar-lo, interpretar-lo i gestionar-lo correctament i en faciliten la localització.

Exemple: Les metadades d'una resolució administrativa són les que ens diuen quina autoritat la signa, la data en què l'ha signada, l'àmbit territorial a què es refereix, la naturalesa de la resolució (autorització, subvenció, sanció, requeriment, etc.) i altres dades que no veiem però que són imprescindibles perquè els sistemes informàtics facin una bona gestió de la resolució.

  • e) Incorporar les signatures electròniques que corresponguin d’acord amb el que disposa la normativa aplicable. No obstant això, els documents administratius electrònics que es publiquin amb caràcter merament informatiu i els que no formin part d’un expedient administratiu, no requereixen signatura electrònica, tot i que sempre s’ha d’identificar l’origen d’aquests documents.

4.4.2. Aportació de documents per les persones interessades

Les persones interessades han d'aportar al procediment administratiu les dades i els documents exigits per la normativa aplicable, i poden aportar qualsevol document addicional que considerin convenient. No estan obligades a presentar documents originals, llevat que, de manera excepcional, la normativa reguladora estableixi el contrari.

Quan s'ha de presentar un document original i aquest està en format paper, la persona interessada ha d'obtenir una còpia autèntica electrònica abans de la presentació electrònica.

Les persones interessades no estan obligades a presentar documents elaborats per qualsevol administració, tant si la seva presentació és preceptiva com si és facultativa. En aquest cas, la LPACAP habilita l'Administració pública instructora del procediment a sol·licitar els documents electrònicament, llevat que consti l'oposició expressa de la persona interessada o que la llei aplicable n'exigeixi el consentiment exprés (per exemple, en el cas de les categories especials de dades previstes a l'article 9 del Reglament (UE) 2016/679, de 27 d'abril, general de protecció de dades (RGPD).

Així mateix, les administracions públiques no poden requerir a les persones interessades l'aportació de dades o documents no exigits per la normativa reguladora aplicable o que hagin estat aportats per la persona interessada a qualsevol administració. A aquest efecte, la persona interessada ha d'indicar quan i davant de quin òrgan administratiu va presentar el document perquè l'Administració instructora el sol·liciti electrònicament.

Així mateix, les administracions públiques no poden requerir a les persones interessades l'aportació de dades o documents no exigits per la normativa reguladora aplicable o que hagin estat aportats per la persona interessada a qualsevol administració. A aquest efecte, la persona interessada ha d'indicar quan i davant de quin òrgan administratiu va presentar el document perquè l'Administració instructora el sol·liciti electrònicament. De la mateixa manera que en el cas anterior, la LPACAP autoritza l'Administració que faci la consulta, llevat que consti en el procediment l'oposició expressa per part de les persones interessades o que la llei especial aplicable requereixi un consentiment exprés.

En qualsevol cas, l'Administració instructora ha d'informar prèviament la persona interessada sobre els seus drets en matèria de protecció de dades de caràcter personal. Només en el cas que l'Administració no pugui obtenir els documents, i de manera excepcional, pot demanar de nou a la persona interessada que els aporti.

4.4.3. Les còpies dels documents administratius

La LPACAP reconeix a les persones interessades el dret a obtenir còpia dels documents continguts en els procediments de què són part (art. 53.1.a). En aquest sentit, poden sol·licitar, en qualsevol moment, l’expedició de còpies autèntiques dels documents públics administratius que les administracions públiques hagin emès vàlidament, tot formulant una sol·licitud a l’òrgan que va emetre el document original. La còpia s’ha d’expedir en el termini de quinze dies, llevat de les excepcions derivades de l'aplicació de la normativa sobre transparència i accés a la informació pública.

Tenen la consideració de còpia autèntica d’un document públic administratiu o privat les còpies efectuades, en el suport que sigui, pels òrgans competents de les administracions públiques en què quedi garantida la identitat de l’òrgan que ha efectuat la còpia i el seu contingut.

Les còpies autèntiques tenen la mateixa validesa i eficàcia que els documents originals, tot i que les còpies autèntiques de documents privats únicament tenen efectes administratius. L'expedició de còpies autèntiques de documents públics notarials, registrals i judicials, i també dels diaris oficials, es regeix per la seva normativa específica.

Cada administració pública ha de determinar els òrgans que tenen atribuïdes les competències d’expedició de còpies autèntiques dels documents públics administratius o privats. En l'àmbit de la Generalitat de Catalunya, aquesta qüestió la regula el Decret 277/1994, de 14 d'octubre, pel qual s'estableixen els òrgans de l'Administració de la Generalitat de Catalunya amb competències per expedir còpies autèntiques de documents i certificacions sobre aquests.

D'acord amb el Decret 277/1994, la competència per expedir còpies autèntiques dels documents públics i privats i per estendre les certificacions sobre els documents que es tramitin o que s'hagin tramitat en els òrgans als quals estan directament adscrits, correspon als secretaris generals, als directors generals, als subdirectors generals, als caps de servei, als caps de secció, als caps de negociat, als directors o responsables de centres d'arxius, als secretaris d'òrgans col·legiats i també als càrrecs assimilats a tots els esmentats, tant de l'Administració de la Generalitat com de les entitats de dret públic amb personalitat jurídica pròpia vinculades o dependents d'aquesta. Els càrrecs esmentats poden delegar personal funcionari o personal laboral, adscrits a l'òrgan en què es trobi el document, per a l'exercici d'aquesta competència, amb la conformitat prèvia de la persona titular de la secretaria general del departament corresponent.

Quan ho autoritzi la persona titular de la secretaria general, i sempre que no sigui aquesta qui expedeixi la còpia o la certificació, els titulars esmentats també poden expedir còpies i certificacions de documents públics i privats que es tramitin o que s'hagin tramitat en altres òrgans del departament. També poden expedir còpies autèntiques o certificacions respecte dels documents als quals tinguin permès l’accés a través de mitjans informàtics o telemàtics, encara que els documents no estiguin en tramitació o no s'hagin tramitat en els òrgans als quals estan adscrits aquests titulars.

Les còpies autèntiques efectuades per una administració pública tenen validesa en la resta d’administracions.

A aquest efecte les diferents administracions poden efectuar còpies autèntiques mitjançant una persona funcionària habilitada o mitjançant una actuació administrativa automatitzada.

Per comprovar la validesa de l'habilitació per efectuar còpies autèntiques, s'ha de portar un registre, o sistema equivalent, on constin les persones habilitades per expedir còpies autèntiques, en el qual han de figurar, almenys, els funcionaris que prestin serveis a les oficines d'assistència en matèria de registres. Aquest registre ha de ser plenament interoperable i estar interconnectat amb els de la resta d’administracions públiques.

L'obligació de crear un registre de persones habilitades per expedir còpies autèntiques no és efectiva fins dos anys després de l'entrada en vigor de la LPACAP.

Per garantir la identitat i el contingut de les còpies electròniques o en paper, i per tant el caràcter de còpies autèntiques, les administracions públiques s’han d’ajustar al que disposa l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat, l’Esquema Nacional de Seguretat i les seves normes tècniques de desenvolupament.


↑ Índex de la unitat

4.5. Els arxius

La Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i gestió de documents defineix arxiu o fons documental com el conjunt orgànic de documents aplegats en un procés natural que han estat generats o rebuts per una persona física o jurídica, pública o privada, al llarg de la seva existència i en l’exercici de les activitats i les funcions que li són pròpies.

Atès que la LPACAP estableix el format electrònic per als documents administratius, els dipòsits en els quals s'han de custodiar aquests documents han de tenir també format electrònic.

La LPACAP introdueix com a novetat l’obligació de cada administració pública de mantenir un arxiu electrònic únic dels documents que corresponguin a procediments finalitzats.

Aquesta obligació no és efectiva fins als dos anys de l'entrada en vigor de la LPACAP, de manera que l’arxivament dels documents corresponents a procediments administratius ja iniciats amb anterioritat es regeix pel que disposa la normativa anterior. Tot i que, sempre que sigui possible, els documents en paper associats a procediments administratius finalitzats abans de l’entrada en vigor de la LPACAP s’han de digitalitzar d’acord amb els requisits que estableix la normativa reguladora aplicable.

En l'arxiu electrònic s'han de conservar els documents en un format que en permeti garantir l’autenticitat, la integritat i la conservació, així com la consulta independentment del temps transcorregut des que es va emetre. Ha d'estar assegurada la possibilitat de traslladar les dades a altres formats i suports que garanteixin l’accés des de diferents aplicacions. L’eliminació dels documents esmentats ha de ser autoritzada d’acord amb el que disposa la normativa aplicable.

La Llei 10/2001 estableix que un cop concloses la fase activa (documentació en tràmit o utilitzada habitualment per la unitat administrativa) i la fase semiactiva (documentació que, un cop conclosa la tramitació ordinària, no és utilitzada d’una manera habitual per la unitat que l’ha produïda), s’ha d’aplicar a tots els documents públics la normativa d’avaluació, sobre la base de la qual se’n determina la conservació, per raó del valor cultural, informatiu o jurídic, o bé l’eliminació. Així doncs,

Cap document públic no pot ser eliminat si no se segueixen la normativa i el procediment establerts per via reglamentària.


↑ Índex de la unitat

4.6. Els registres

El registre d'un document administratiu consisteix a anotar informació sobre aquest document. El registre administratiu és la unitat o l'oficina administrativa o l'aplicació informàtica en què s'anota dita informació.

La LPACAP unifica els registres i estableix l’obligació de totes les administracions públiques de disposar d’un registre electrònic general o, si s’escau, adherir-se al de l’Administració general de l’Estat.

En aquest registre electrònic cal assentar tot document que es presenti o es rebi en qualsevol òrgan administratiu, i també s’hi pot anotar la sortida dels documents oficials dirigits a altres òrgans o particulars. La LRJPACat determina que els registres han de ser d'entrada i sortida dels documents, de manera que han de permetre l'anotació fidedigna de la presentació dels documents adreçats a les administracions públiques de Catalunya i dels que aquestes adrecen a altres administracions o als particulars.

La LPACAP possibilita l'existència de registres electrònics propis dels organismes públics vinculats o dependents de cada administració, els quals han de ser plenament interoperables i interconnectats amb el registre electrònic general de l’administració de la qual depenen. Les disposicions de creació dels registres electrònics s’han de publicar al diari oficial corresponent, i han d’especificar, en tot cas, l’òrgan o la unitat responsable de la seva gestió, així com la data i hora oficial i els dies declarats inhàbils. A la seu electrònica d’accés a cada registre hi ha de figurar la relació actualitzada de tràmits que s’hi poden iniciar.

Els registres electrònics de totes les administracions han de ser plenament interoperables, de manera que se’n garanteixi la compatibilitat informàtica i interconnexió, així com la transmissió telemàtica dels assentaments registrals i dels documents que es presentin en qualsevol dels registres.

El registre electrònic permet a les persones interessades presentar qualsevol document o comunicar-se amb les administracions en suport electrònic i a distància. En principi, i llevat dels supòsits en què hi estan obligades, és opcional relacionar-se amb l'Administració per mitjans electrònics, per la qual cosa també es poden presentar documents de manera presencial. En aquests casos, els documents han de ser digitalitzats per l’oficina d’assistència en matèria de registres en què s’hagin presentat per incorporar-los a l’expedient administratiu electrònic. Els originals presentats presencialment s’han de retornar a la persona interessada, excepte que la norma determini que l’Administració ha de custodiar els documents presentats o sigui obligatori presentar objectes o documents en un suport específic no susceptibles de digitalització.

Les administracions poden establir per reglament l’obligació de presentar determinats documents per mitjans electrònics per a certs procediments i col·lectius de persones físiques que, per raó de la seva capacitat econòmica, tècnica, dedicació professional o altres motius quedi acreditat que tenen accés i disponibilitat dels mitjans electrònics necessaris. Així, no es tenen per presentats al registre els documents i la informació el règim especial dels quals estableixi una altra forma de presentació.

Quan la forma electrònica sigui obligatòria per a la persona interessada en un determinat procediment, no tindrà validesa la presentació presencial de documents adreçats a aquell procediment.

Quan en el moment de presentar documents a les administracions públiques calgui abonar alguna quantitat, es podrà fer efectiva mitjançant una transferència dirigida a l’oficina pública corresponent sens perjudici de la possibilitat d’abonar-la per altres mitjans.

Els documents que les persones interessades dirigeixin als òrgans de les administracions públiques es poden presentar:

a) Al registre electrònic de l’administració o organisme a què es dirigeixin, així com a la resta de registres electrònics de qualsevol dels subjectes que formen part del sector públic (Administració general de l’Estat, administracions de les comunitats autònomes, entitats que integren l’Administració local i sector públic institucional). Ha desaparegut l'excepció continguda a la LRJPAC respecte de determinades entitats locals que exigia haver subscrit un conveni per poder registrar documentació adreçada a altres administracions.

b) A les oficines de correus, tal com s’estableixi reglamentàriament.

c) A les representacions diplomàtiques o oficines consulars d’Espanya a l’estranger.

d) A les oficines d’assistència en matèria de registres. Les administracions públiques han de mantenir permanentment actualitzat a la seu electrònica corresponent un directori geogràfic que permeti a la persona interessada identificar l’oficina d’assistència en matèria de registres més propera al seu domicili.

e) En qualsevol altre que estableixin les disposicions vigents.

Els assentaments que es facin en el registre electrònic s’han d’anotar respectant l’ordre temporal de recepció o sortida dels documents, i han d’indicar la data del dia en què es produeixin. En cada assentament hi ha de constar:

  • un número;
  • un epígraf expressiu de la seva naturalesa;
  • la data i l'hora de presentació;
  • la identificació de la persona interessada;
  • l'òrgan administratiu remitent, si escau, i la persona o òrgan administratiu al qual s’envia; i,
  • si s’escau, una referència al contingut del document que es registra.

Perquè en quedi constància, el registre electrònic ha d'emetre automàticament un rebut consistent en una còpia autenticada del document de què es tracti en què s'inclourà la data i hora de presentació i el número d’entrada de registre, així com un rebut acreditatiu d’altres documents que, si s’escau, l’acompanyin, que en garanteixi la integritat i la no-repudiació.

Un cop registrat el document corresponent, s'ha de remetre sense dilació als seus destinataris des del mateix registre en què s'ha rebut.


↑ Índex de la unitat

Resum de la unitat 4


L'obligació de resoldre

  • L'obligació de resoldre comporta que l'Administració ha de dictar resolució expressa i notificar-la en tots els procediments dins del termini establert normativament, sigui quina sigui la seva forma d'iniciació. Aquest termini és susceptible de suspensió en els supòsits que estableix la Llei, i és també ampliable excepcionalment i de manera motivada per acord de l’Administració.

  • L’incompliment de l’obligació de resoldre i notificar produeix el silenci administratiu, és a dir, genera una resolució presumpta. En el cas dels procediments iniciats a instància de part, el silenci administratiu té caràcter estimatori llevat que es tracti d’alguna de les matèries a les quals la llei assigna expressament efecte desestimatori. En el cas dels expedients iniciats d’ofici, l'efecte de l'incompliment del deure de notificar la resolució en termini és la caducitat quan l’expedient es susceptible de produir efectes desfavorables, i de desestimació en la resta dels casos.

Els terminis

  • En l’actuació administrativa cal distingir entre terminis i termes. El termini és un període de temps, que pot ser fixat en hores, dies, mesos i anys, mentre que el terme és una data concreta. Els terminis en hores es compten d’hora en hora i de minut en minut des de l’hora i el minut en què tingui lloc la notificació o publicació de l’acte de què es tracti; els terminis en dies es compten a partir de l’endemà del dia en què tingui lloc la notificació o publicació de l’acte de què es tracti, i només es computen els dies hàbils (és a dir, excloent del còmput els dissabtes, els diumenges i els dies declarats festius) llevat que la llei o el dret de la Unió Europea assenyali el termini per dies naturals; finalment els terminis en mesos o anys es computen a partir de l’endemà d’aquell en què tingui lloc la notificació o publicació de l’acte de què es tracti.
  • Per al còmput de terminis, l'Administració general de l'Estat i les administracions de les comunitats autònomes han de fixar en el seu àmbit respectiu el calendari de dies inhàbils d’acord amb el calendari laboral oficial.
  • Els terminis per a tràmits del procediment poden ser ampliats per l’Administració, d’ofici o a instància de part, fins a la meitat dels terminis establerts, llevat que hi hagi un precepte en contra, que les circumstàncies ho aconsellin i que no es perjudiquin drets de tercers. Així mateix, es pot acordar la tramitació d’urgència també d’ofici o a sol·licitud de la persona interessada quan ho aconsellin raons d'interès públic, fet que comporta la reducció a la meitat dels terminis ordinaris del procediment, tret dels relatius a la presentació de sol·licituds i recursos.
  • El còmput de terminis en el registre electrònic de cada administració o organisme es regeix per la data i hora oficial de la seu electrònica d’accés. S'hi poden presentar documents cada dia de l’any durant les vint-i-quatre hores del dia, tot i que la presentació en un dia inhàbil s’entén efectuada la primera hora del primer dia hàbil següent llevat que una norma permeti expressament la recepció en dia inhàbil, i per l’ordre d’hora efectiva en què es va presentar el dia inhàbil.

Els documents administratius

  • Els documents públics administratius són els emesos vàlidament pels òrgans de les administracions públiques. Han de ser emesos per escrit, a través de mitjans electrònics, llevat que la seva naturalesa exigeixi una altra forma més adequada d’expressió i constància.
  • Les persones interessades han d'aportar al procediment administratiu els documents exigits per la normativa aplicable, i poden aportar qualsevol document addicional que considerin convenient. Només estan obligades a presentar documents originals quan, excepcionalment, la normativa reguladora ho exigeixi. Tampoc estan obligades a presentar documents elaborats per qualsevol administració, ja que es presumeix –llevat expressa manifestació de la persona interessada en contra- que autoritza l’administració instructora a obtenir els documents. La Llei reconeix a les persones interessades el dret a obtenir una còpia autèntica dels documents continguts en els procediments en què tenen aquella condició. L’Administració ha de fer les còpies autèntiques per mitjà d'una persona funcionària habilitada o mitjançant una actuació administrativa automatitzada.

Arxius i registres

  • Cada administració pública ha de mantenir un arxiu electrònic únic dels documents que corresponguin a procediments finalitzats, en el qual s'han de conservar els documents en un format que en permeti garantir l’autenticitat, la integritat i la conservació, així com la consulta independentment del temps transcorregut des que es va emetre.
  • Totes les administracions públiques han de disposar d’un registre electrònic general sotmès al principi de plena interoperabilitat, tot garantint la compatibilitat informàtica i interconnexió, així com la transmissió telemàtica dels assentaments registrals i dels documents que es presentin en qualsevol dels registres.


↑ Índex de la unitat

Esquemes de la unitat 4

Amplia l'esquema 1 de la Unitat 4


Amplia l'esquema 2 de la Unitat 4


↑ Índex de la unitat



← Inici | Unitat 5 →