logo1 logo2

Sou aquí:: inici » 1. El llenguatge administratiu com a eina de comunicació en l'àmbit de l'Administració

<< Introducció | Unitat 2 >>

1. El llenguatge administratiu com a eina de comunicació en l'àmbit de l'Administració

pont.jpg

En aquest bloc treballarem els diferents aspectes sobre l’eina bàsica de comunicació a l’Administració: el llenguatge administratiu, tant pel que fa al seu ús com a llenguatge tècnic que és (tecnolecte), com els trets que defineixen els tecnolectes: la precisió, la concisió i la claredat.

1.1 El llenguatge administratiu com a llenguatge d'especialitat

Dos dels pilars en què es fonamenta la nostra societat són la divisió del treball i la capacitat humana de comunicar pensaments o idees, el llenguatge. La divisió del treball permet que hi hagi persones que s’especialitzin en determinades professions, sectors, camps, etc. De tal manera que, quan aquestes persones es comuniquen amb d’altres amb els mateixos interessos, utilitzen un tipus de llenguatge diferent del que fan servir quan parlen amb els amics o amb la família. És a dir, adapten l’anomenat llenguatge normal o estàndard a unes necessitats de comunicació i de coneixement específiques. El resultat d’aquesta adaptació són els llenguatges d’especialitat.

El llenguatge administratiu, que és el que utilitza l'Administració per donar resposta a les seves necessitats de coneixement, és un llenguatge d’especialitat amb unes estructures molt fixades, ja que s'elabora a partir d'un corpus textual —les lleis—, té un recorregut absolutament marcat —el procediment administratiu: incoació, tramitació i resolució d'un expedient— i, fins i tot, el disseny dels documents és força rígid i prefixat.

Ara bé, tenint en compte la transcendència que les actuacions de l'Administració tenen sobre la vida dels ciutadans, cal que els seus textos, a més de donar resposta a les necessitats de coneixement entre especialistes, siguin prou clars perquè qualsevol persona els pugui entendre. Així doncs, el llenguatge administratiu també ha de preocupar-se per buscar aquelles fórmules que puguin facilitar al màxim la comunicació amb els ciutadans.


↑ Índex de la unitat

1.2 Els trets característics del llenguatge administratiu

Els trets definitoris del llenguatge administratiu són la formalitat i la funcionalitat.

Quadre resum 1

1.2.1 La formalitat

La formalitat té a veure amb:

  • El caràcter oficial i representatiu dels textos administratius;
  • La necessitat que té aquest tipus de llenguatge d’adaptar-se a un gran ventall de possibles destinataris;
  • El caràcter vinculant que tenen, per a tots ells, les decisions que s’hi expressen;
  • Els textos s’han de redactar en un to neutre i impersonal, fent prevaler els òrgans davant les persones;
  • La no utilització dels elements lingüístics que puguin denotar un excés d’expressivitat: les exclamacions i interjeccions, les frases de contingut emotiu, l’ús de la segona persona del singular per referir-nos al destinatari, etc.;
  • L’objectivitat sobre la subjectivitat;
  • El manteniment sempre del ple respecte a les persones.

1.2.2 La funcionalitat

La funcionalitat està relacionada amb l’eficàcia dels textos en el procés comunicatiu. És a dir, en la necessitat de buscar sempre la màxima precisió, concisió i claredat en els textos, a fi que els missatges siguin ben entesos pels destinataris.

Precisió

En cada un dels punts que es tracten en aquests materials, hi ha exemples amb la finalitat de fer més entenedora la part explicativa.

Els exemples es presenten amb unes sigles al final que diferencien entre:

  • (INC): exemple incorrecte
  • (C): exemple correcte
  • (NR): ús no recomanable
  • (R): ús recomanable o aconsellable

Per millorar el grau de precisió dels textos convé:

Evitar frases ambigües

Per assegurar l’eficàcia comunicativa dels textos, cal que cada paraula que es triï reflecteixi al màxim la realitat que es vulgui expressar.

Exemples

El cap del Servei d’Obres ha de complimentar la proposta del director. (NR)

El cap del Servei d’Obres ha de formalitzar la proposta del director. (R)

Sembla que hagi de fer compliments a la proposta i no que l’hagi de formalitzar.

En relació amb el conveni signat entre l’Entitat Metropolitana del Transport i l’Ajuntament de Barcelona, us comunico que aquest organisme [?] ha de fer arribar… (NR)

A quin organisme es fa referència en aquesta frase?

Prescindir de les paraules multiús

Les paraules multiús (jòquers, crosses) són aquelles que sovint encaixen en qualsevol lloc, i que acaben empobrint la prosa i buidant-la de contingut.

De vegades, paraules com les que es presenten a continuació són tan genèriques i imprecises que, en segons quin context, no volen dir res.

aspecte, cosa, element, fet, informació, problema, tema…
dir, fer, realitzar, procedir, posar, tenir…
bo, interessant, positiu…

Exemples

Cal procedir a aprovar un nou acord marc que permeti la realització de la contractació centralitzada dels serveis de vigilància i seguretat per als departaments de l’Administració de la Generalitat de Catalunya i les entitats que estaran participant en el sistema central d’adquisicions a partir de l’1 de gener de 2013.(NR)

Cal aprovar un nou acord marc que permeti la contractació centralitzada dels serveis de vigilància i seguretat per als departaments de l’Administració de la Generalitat de Catalunya i les entitats que participaran en el sistema central d’adquisicions a partir de l’1 de gener de 2013. (R)

Aquest any el Departament es troba en la situació d'haver de realitzar una de les dues opcions. (NR)

Aquest any el Departament ha de triar/escollir/etc./una de les dues opcions. (R)

Rebutjar les falques lingüístiques

Cal vigilar l’abús de falques lingüístiques, és a dir, d’expressions que s’afegeixen innecessàriament en una frase, ja que les falques recarreguen la sintaxi i es converteixen en tics repetitius. A més, les que hi ha entre claudàtors acostumen a utilitzar-se de forma incorrecta.

[a nivell de] d'alguna manera
l'acte de en qualsevol cas
el fet que personalment
[en base a] vull dir que
a través de és evident
el procés de evidentment
en aquest sentit

Exemples

També es pot aconseguir informació de les regulacions a través dels webs dels diferents espais protegits. (NR)

També es pot aconseguir informació de les regulacions als webs dels diferents espais protegits. (R)

A nivell de Catalunya, la recaptació ha estat superior a la dels mateixos mesos de l’any 2008. (NR)

A Catalunya, la recaptació ha estat superior a la dels mateixos mesos de l’any 2008. (R)

 Concisió

Per redactar textos més concisos cal:

Concentrar-se en l’essencial

A l’hora de redactar, convé concentrar-se en la informació essencial i prescindir de la informació supèrflua.

Exemples Amb aquest informe es vol tractar de fer evident que els fonaments bàsics dels quatre projectes proposats són exactament idèntics. (NR)

Aquest informe vol fer evident/ vol evidenciar que els fonaments dels quatre projectes proposats són idèntics. (R)

Cal tenir en compte que els incisos que pretenen aclarir no sempre són eficaços.

Exemples

Les conclusions de consens d’aquests grups de treball, consensuades per tots els sectors, s’han sotmès a l’aprovació dels òrgans rectors. (NR)

Les conclusions de consens d’aquests grups de treball s’han sotmès a l’aprovació dels òrgans rectors. (R)

Article 15.2. El jutge també pot, si ho creu convenient, separar la tutela de la persona… (NR)

Article 15.2. El jutge també pot separar la tutela de la persona… (R)

Destacar les paraules clau

És important que les paraules clau, les que porten tota la càrrega del significat, apareguin com a subjectes i verbs principals de les seves respectives oracions, i no se subordinin a altres oracions.

Exemples

Hi ha hagut un increment en l’oferta de cursos de formació des que l’atur ha augmentat. (NR)

L’oferta de cursos de formació s’ha incrementat des que l’atur ha augmentat. (R)

A més, sovint el recurs a la subordinació és del tot innecessari.

Exemples Per mitjà d’aquest informe favorable, acredito que és procedent l’atorgament de la llicència de primera ocupació al senyor… (NR)

Informo favorablement sobre l’atorgament de la llicència de primera ocupació al senyor… (R)

Evitar expressions prefixades

Moltes vegades s’usen algunes construccions prefixades per la tradició que només serveixen per allunyar-se de la manera més corrent d’expressar les idees.

Exemples

Us notifico que avui el director general de Xxxxx ha dictat la resolució adjunta per la qual se us denega la subvenció xxxxx. La qual cosa us comunico per al vostre coneixement i als efectes oportuns. (NR)

Us notifico que avui el director general de Xxxxx ha dictat la resolució adjunta per la qual se us denega la subvenció xxxxx. (R)

És molt habitual trobar aquestes frases en les notificacions de resolucions o bé en molts oficis adreçats a les persones físiques o jurídiques. Hem de pensar que l’acte de comunicació o notificació l’hem de fer d’entrada, en el primer paràgraf. Per tant, la frase que normalment es posa al final d’aquests escrits és redundant i buida de sentit: prefixada o estereotipada. A banda, la segona part d’aquesta darrera frase (als efectes oportuns, als efectes escaients, etc.), pot provocar molts mals entesos per a la ciutadania, ja que pot pensar: quin efectes són els que no em diuen?


Suprimir certs complements de nom

Convé no abusar de sintagmes preposicionals amb la funció de complement del nom, ja que poden enfosquir i allargar innecessàriament la frase. És millor simplificar la frase sempre que això no comporti una pèrdua semàntica significativa.

Exemples

La implantació del nou sistema de regulació de comptes corrents simplifica el procés d’administració de fons. (NR)

La nova regulació de comptes corrents simplifica el procés d’administració de fons. (R)

Evitar l’ús de mateix com a pronom

No hem de fer servir mateix com a pronom. En comptes de la construcció (preposició) + el mateix, la mateixa, els mateixos, les mateixes, podem fer servir:

  • pronoms febles (convé recordar que els pronoms en / hi permeten substituir elements introduïts per preposicions).
  • possessius de tercera persona: seu, seva, seus, seves.
  • demostratius (aquest, aquell, etc.) o bé eliminar-lo.

Exemples

El diputat Xxxxx va presentar l’enquesta d’inversió industrial a Catalunya i va referir-se a la mateixa per explicar l’evolució que ha viscut el sector. (INC)

El diputat Xxxxx va presentar l’enquesta d’inversió industrial a Catalunya i va referir-s’hi per explicar l’evolució que ha viscut el sector. (C)

Les parts implicades en aquest contracte es reconeixen plena capacitat per subscriure el mateix. (INC)

Les parts implicades en aquest contracte es reconeixen plena capacitat per subscriure’l. (C)

En l’informe que va emetre el director del centre s’especifiquen el contingut del Projecte i els objectius del mateix. (INC)

En l’informe que va emetre el director del centre s’especifiquen el contingut del Projecte i els seus objectius. (C)

Un cop s’hagi formalitzat el conveni, el mateix s’ha d’escanejar i incorporar a la base de dades corresponent. (INC)

Un cop el conveni estigui formalitzat, aquest / ø s’ha d’escanejar i incorporar a la base de dades corresponent. (C)

No abusar dels verbs predicatius

Les construccions amb els verbs predicatius ser i estar enfarfeguen i allarguen innecessàriament la frase. Els verbs de predicació completa són més clars. D’altres verbs febles, sovint substituïbles, són fer, trobar, semblar, arribar a i haver-hi.

Exemples

Aquestes dades són les corresponents al tercer trimestre. (NR)

Aquestes dades corresponen al tercer trimestre. (R)

Cal fer la tramesa de la resolució en el termini de deu dies. (NR)

Cal trametre la resolució en el termini de deu dies. (R)

 Claredat

Per crear textos més clars cal:

Utilitzar paraules entenedores

Cal utilitzar les paraules i construccions que puguin resultar més clares i entenedores al destinatari del missatge, a fi que la comunicació sigui eficaç. És per això que, com a recomanació general, s’aconsella defugir de l’ús d’arcaismes i cultismes.

La llengua ens permet triar entre paraules més corrents i d'altres de més cultes i menys conegudes. Fora de la terminologia específica o tècnica, cal que utilitzem les paraules que el lector pugui entendre sense haver de recórrer al diccionari. Fins i tot, encara que el lector en conegui el significat, les paraules poc usuals l'obliguen a aturar-se i a pensar-hi.

Exemples

El repte d’incrementar la qualitat dels serveis de mediació s’ha de visibilitzar des del punt de vista legislatiu. (NR)

El repte d’incrementar la qualitat dels serveis de mediació s’ha de /veure/ valorar/ avaluar/ estimar/ etc./ des del punt de vista legislatiu. (R)

Nogensmenys contra aquesta resolució es pot interposar recurs… (NR)

Contra aquesta resolució es pot interposar recurs… (R)

Àdhuc els diputats de l’oposició van votar a favor de l’aprovació del Pressupost. (NR)

Fins i tot els diputats de l’oposició van votar a favor de l’aprovació del Pressupost. (R)

Vist / Atès

Si comencem la redacció dels paràgrafs amb atès o vist, és molt possible que no acabem les frases. Tot i que aquests conjuncions són correctes, la recomanació és evitar-les, sempre que sigui possible, a començament de frase, ja que iniciem la redacció amb una subordinació.

Aquesta manera d’introduir els paràgrafs ha estat una pràctica freqüent en la redacció d’informes i resolucions. La recomanació és començar els paràgrafs amb l’ordre lògic de la frase (vegeu l’apartat 3 dels continguts del curs).

Exemples

Atès que la senyora Xxxxx, arxivera del Servei de Prevenció de Riscos Laborals i Règim Interior, està en situació de baixa per maternitat des del 14 de novembre de 2012 fins al 5 de març de 2013, dia en què a la senyora Mmmmmm, que ocupa actualment aquest lloc de treball, finalitza el seu contracte de substitució. (NR)

La senyora Xxxxx, arxivera del Servei de Prevenció de Riscos Laborals i Règim Interior, està en situació de baixa per maternitat des del 14 de novembre de 2012 fins al 5 de març de 2013, dia en què a la senyora Mmmmmm, que ocupa actualment aquest lloc de treball, se li acaba el contracte de substitució. (R)

La claredat, però, no ha d’anar mai en detriment de la terminologia específica quan aquesta sigui necessària.

Exemples

No hi ha diners per pagar la despesa. (NR)

No hi ha consignació pressupostària per respondre de la despesa. (R)

Tendir a la naturalitat

Convé dir les coses de la manera més natural possible, ja que també serà la que resultarà més clara.

Exemples

Una comissió designada a l'efecte estudiarà el problema. (NR)

Comentaris sobre aquesta frase

Si reflexionem bé sobre el que hi ha escrit en aquest frase, veurem que no ens queda clar què s’hi diu:

La comissió ja s’ha designat? La comissió s’ha de designar? El verb que s’hi utilitza: designar, és clar?

Quin és problema que ha fet que calgui crear una comissió perquè l’estudiï?

Per tant, no hi ha claredat ni naturalitat en el missatge.

Propostes de redacció per a aquesta frase:

S’ha creat/format una comissió perquè estudiï el problema (també caldria definir quin és el problema).

Cal crear/formar una comissió perquè estudiï el problema (també caldria definir quin és el problema).



Finalment, si teniu dubtes a l'hora d'escriure, aneu a l'Optimot:

http://optimot.gencat.cat

Optimot, consultes lingüístiques, és un servei que ofereix la Secretaria de Política Lingüística en col·laboració amb l'Institut d'Estudis Catalans i el Centre de Terminologia TERMCAT. Consta d'un cercador d'informació lingüística que ajuda a resoldre dubtes sobre la llengua catalana.


↑ Índex de la unitat




<< Introducció | Unitat 2 >>